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Büro Assistenz (m/w/d)
Die gute Seele & Organisations-Profi

Wir treten an für Kinder, ihre Zukunft und eine chancengerechtere Welt.

Wir sind das kinderzimmer - und wir sind mehr als eine Kindertagesstätte. Wir schaffen an über 30 Standorten für unsere 3.000 Kinder einen sicheren Hafen für ihre frühkindliche Entwicklung und geben ihnen einen liebevollen Ort zum gemeinsamen Wachsen, spielerischen Lernen und Entdecken. 
Unsere rund 700 Mitarbeiter:innen übernehmen täglich Verantwortung für die wichtigste Aufgabe der Welt: Die bindungs- und bedürfnisorientierte Begleitung dieser ersten wichtigen und prägenden Jahre. Denn damit stellen wir die Weichen für einen positiven Blick der Kinder auf die Welt.

Und dafür suchen wir - Dich!

Werde Teil unseres sympathischen, motivierten Teams und unterstütze uns in unserer Zentrale in Hamburg-Othmarschen ab sofort als Office Manager (m/w/d) in Vollzeit. Als zentrale Schnittstelle hältst Du die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft.

Das erwartet Dich bei uns

  • Büroorganisation & First Impression
    Du bist das freundliche Gesicht und die Stimme unseres Unternehmens und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck - persönlich wie telefonisch.

  • Einkauf & Bestellwesen
    Du behältst Bestände im Blick und steuerst den Einkauf von Bürobedarf, Kita-Ausstattung und IT-Hardware inklusive Preisrecherche und Lieferantenabstimmung.
  • Post- & Dokumentenmanagement
    Du digitalisierst unseren Posteingang, verteilst Sendungen effizient und stellst sicher, dass Infos schnell bei den richtigen Personen landen.
  • Event & Catering
    Du organisierst Catering und Events – von Kundenterminen bis zu internen Feiern – und sorgst für eine einladende Atmosphäre.
  • Versicherungen
    Du bist erste Ansprechperson für alle Themen rund um Versicherungen.
  • Sonderprojekte & Support
    Du unterstützt bei Projekten und springst flexibel für Kolleg:innen ein, wenn Unterstützung gebraucht wird.
  • Facility & Fleet Management
    Du koordinierst Reinigungsdienstleister, hältst den Draht zu unseren Standortleitungen und sicherst unsere Qualitätsstandards.
  • Du verwaltest unseren Fuhrpark, planst Wartungen und bist erste Anlaufstelle für die Nutzer:innen der Firmenfahrzeuge.
  • Du verantwortest das Schlüssel- und Zutrittsmanagement.

Das wünschen wir uns von Dir

  • Fachliche Qualifikationen:
    Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmanagement, Hotelfach oder Ähnliches).

  • Berufserfahrung: Idealerweise bringst du bereits Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer assistierenden Funktion mit.

  • IT-Affinität: Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (besonders Outlook und Excel) und scheust Dich nicht vor digitalen Tools für das Flottenmanagement oder die Postbearbeitung.

  • Sprachgefühl: Du kommunizierst sicher und fehlerfrei in Wort und Schrift (Deutsch) – Englischkenntnisse sind ein Plus.

  • Organisationstalent: Du kannst Aufgaben priorisieren – auch wenn das Telefon klingelt, während ein Lieferant vor der Tür steht.

  • Deine Persönlichkeit:
    Die „Service-Gen“-Mentalität: Du siehst dich als interner Dienstleister. Du hilfst gerne, bist gastfreundlich und hast ein Auge für Details (z.B. wenn die Kaffeebohnen im Meetingraum leer sind).

  • Lösungsorientierung: Wenn ein Problem auftaucht (z.B. Reinigungsfirma kommt nicht), suchst du nicht nach dem Schuldigen, sondern nach einer schnellen Lösung.

  • Souveränes Auftreten: Auch in stressigen Phasen bleibst du die Ruhe selbst und behältst den Überblick.

  • Durchsetzungskraft: Bei der Koordination von Dienstleistern oder im Fuhrparkmanagement kannst du freundlich, aber bestimmt auftreten, um Termine und Standards durchzusetzen.

  • Diskretion: Du gehst verantwortungsbewusst mit sensiblen Daten (Schlüssel, Post, Verträge) um.

Du bekommst von uns

Urban Sports Club for free

Eine gratis Mitgliedschaft im Urban Sports Club

Ein vergünstigtes Deutschlandticket

Ein vergünstigtes Deutschlandticket

Kita-Platz Garantie

Eine Kita-Platz Garantie für Deine Kinder und bis zu 200€ Zuschuss zu Deinem Elterneigenanteil

Mindsurance

Einen kostenfreien Zugang zur Mental Health Plattform „Bloom" mit unlimitierter Unterstützung durch Coaches, Psycholog:innen, Apps und Seminare

Corporate Benefits

Attraktive Rabatte & Angebote über die Plattform "Corporate Benefits"

Edenred

Monatlich 50 € Edenred-Guthaben zum flexiblen Nutzen oder Ansparen

Macbook

Flexibles Arbeiten mit Deinem eigenen Firmen-MacBook und iPhone

Urlaub

Extra Jubiläumsurlaub & bis zu 6 Monate Sabbatical Option

Einen Zuschuss zu Deiner betrieblichen Altersvorsorge

Einen Zuschuss zu Deiner betrieblichen Altersvorsorge 

Onboarding

Ein exklusives Onboarding-Programm mit zertifizierten Trainings

Lerne dein zukünftiges Team kennen!

Ich freue mich darauf, Dich kennenzulernen!

Gerne beantworte ich Dir telefonisch Deine Rückfragen zur Ausschreibung oder Deinem zukünftigen Arbeitsplatz.

Sophia Bengsch
Team Recruiting

0151 72856687

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Du suchst einen Job und findest Dein zweites Zuhause. Manche Dinge gibt's echt nur im kinderzimmer.

  • Persönliche Empfehlung/Freunde/Bekannte
  • Google Anzeige
  • Plakate/Flyer/Sticker/Kreidespray-Ads
  • Zeitungsanzeige
  • Youtube Anzeige
  • Instagram/Facebook
  • TikTok
  • Xing/Linkedin
  • Indeed
  • Stepstone
  • truffls
  • Andere Stellenbörse (Karriere Hamburg, MünchenerJOBS etc.)
  • Job-Messe/Karriere Event/lokale Aktion
  • Radio/Spotify

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